Primjer ponude za gosta i kako je brzo sastaviti

O sastavljanju ponuda i kako je poslati gostu unutar 5 minuta smo već pisali, a danas ćemo malo detaljnije na zahtjev čitateljice opisati i sam sadržaj ponude te kako je pripremiti da se može poslati brže od konkurencije i tako doći što ranije do potvrde rezervacije.

Sastavni dijelovi ponude za smještaj

Ponuda za smještaj je neformalni dokument i zbog toga ne podliježe nikakvoj zakonskoj odredbi kako bi morala izgledati. Zato svaki iznajmljivač ima veliku slobodu nad njezinim izgledom i sadržajem. Ali bez obzira na tu slobodu svaka ponuda bi trebala imati neke osnovne elemente koje sadrži i s kojima informira gosta o ponudi iznajmljivača.
Neki od sastavnih dijelova ponude za koje smatramo da se ne bi trebali izostaviti su:

• Kontakt podaci (ime tvrtke/obrta, puna adresa, email, web stranica, kontakt telefoni, linkovi na društvene mreže i ostale kanale komunikacije)
• Ime i prezime gosta te njegovi kontakt podaci
• Datum i mjesto izdavanja ponude
• Opis ponuđene usluge s brojem ljudi i izračunom pojedinačne i ukupne cijene
• Navedena boravišna pristojba ako se plaća ili napomena da je uključena u cijenu
• Osnovna pravila vezana za dolazak/odlazak gostiju, dio kućnog reda i uvjeti otkazivanja rezervacije
• Dodatno: promotivni materijali, popusti, fotografije, logotip, QR kod i sl.

Automatiziranje kreiranja ponude za gosta

Predložak ponude koja se kasnije uvijek može koristiti može se napraviti u raznim programima od Worda do Open Office paketa i dr. A tek kada se takva ponuda automatizira postaje iznimno koristan alat za brzo sastavljanje i slanje ponuda gostima.
Dijelove koje bi bilo potrebno automatizirati su polja s cijenama i konačnim izračunima svih stavki. Tako jednom kada unesete podatke od gosta dovoljno je definirati broj dana, cijenu noćenja a ostala polja će vam se sama ispuniti i tako skratiti vrijeme sastavljanja ponude.

Ponuda kao promotivni materijal

Kako iskoristiti cjenik kao promotivni materijal i tako dodatno povećati konverziju upita gostiju u potvrđene rezervacije smo opisali u prethodnom tekstu, a isto možete napraviti i sa ponudama. Ovdje bi samo htio naglasiti kako ponuda nije službeni dokument pa iznajmljivač ima svu slobodu dodati bilo koji dodatni sadržaj koji će u trenutku odluke gosta podsjetiti o svim prednostima smještaja koje se nude. To se može napraviti kroz fotografije, QR kodove koji vode na određene promotivne materijale ili tekstom koji dodatno naglašava prednosti smještaja. Iz našeg osobnog iskustva gosta je dobro stalno podsjećati na te prednosti jer kada je suočen samo s konačnom cijenom obično se znaju fokusirati samo na nju i zaborave na sve ostalo zbog čega je cijena smještaja obično i opravdana.

Primjer ponude

Kako izgleda ponuda koja prati gore navedene smjernice možete vidjeti klikom ovdje i skidanjem PDF primjera ponude za smještaj.
Neke dijelove poput fotografija, logotipa i QR koda nismo za potrebe ovog teksta mijenjali kako bi dobili bolji uvid u konačan izgled ponude.
Kod kreiranja vlastite ponude može se slobodno pratiti izgled ponude iz primjera ali i iskoristiti samo određene dijelove kao ideju ili dopunu već postojećim ponudama koje se koriste.

Zaključak

Važnost ponude u procesu iznajmljivanja je neupitna. Zato je važno da je njezino sastavljanje što brže kako bi je gost što ranije dobio i da je njezin sadržaj informativan a s druge strane dovoljno atraktivan kako gost ne bi ostao na kraju razmišljati samo o cijeni. Zato bi dobro bilo odvojiti malo vremena i osvježiti već postojeće predloške ponuda ukoliko za tim postoji potreba i postoji prostor za povećanje brzine s kojom se gostu kroz nju može odgovoriti na upit.
Kako izgledaju vaše ponude? Da li uz sve navedene stavke imate nešto dodatno s čim se prezentirate gostu ili manje jer smatrate da je nepotrebno i niste vidjeli korist od toga?

Atraktivnim cjenikom povećajte broj noćenja

Kroz cijeli proces privlačenja potencijalnog gosta i navođenja da iznajmi upravo naš smještaj pazimo (ili bismo trebali paziti) na to da se gostu prezentira sve najbolje iz naše ponude i to na najbolji (ali realan) mogući način.
Web stranice su lijepo dizajnirane, fotografije profesionalno uslikane i ugodne oku a tekstovi puni epiteta kao da su izvađeni iz neke bajke. Uglavnom trudimo se istaknuti najbolje što možemo u moru konkurencije i privući gosta baš na naša vrata.
Ali sav taj trud kao da je nestao i postao nebitan kada dođe na red cjenik smještaja.
Gostu je cjenik smještaja jedan od najvažnijih dokumenata koje prima od iznajmljivača i upravo na temelju njega u većini slučajeva donosi konačnu odluku o tome da li će potvrdit rezervaciju ili tražiti neku povoljniju/kvalitetniju opciju. Zato se i može iskoristiti za prikupljanje podataka novih potencijalnih gostiju uklanjanjem ili postavljanjem na web stranice.
Nema te cijene smještaja, visoke ili niske, koju će gost olako shvatiti (čast iznimkama), i upravo zbog toga kada vidi iznos koji mora platiti brzo zaboravi na sve prekrasne riječi i fotografije sa kojima je bio obasipan trenutak ranije.
Zato cjenik ima važnu ulogu u privlačenju potencijalnih gostiju koja se ne bazira samo na povoljnim cijenama.

Problem cjenika smještaja

U praksi cjenici izgledaju poput računa HEPa – dokumenti sa nekom tablicom u sredini gdje su navedene cijene i par kontakt podataka! Takva monotona prezentacija gostu najvažnije informacije u procesu iznajmljivanja sigurno ne može biti dobra i od pomoći iznajmljivaču.
U trenutku pregledavanja cjenika gost zaboravlja na sve sitne detalje koji su mu bili ranije prezentirani i u glavi mu ostaju glavne stavke po kojima će donijeti zaključak o isplativosti određenog smještaja. To znači da od desetak dodatnih sadržaja koji iznajmljivača izdižu iznad konkurencije gost možda uzme u obzir njih samo par. U tom trenutku gostu jedina razlika između “slabije” konkurencije i nas prividno ispada cijena!
Zbog toga bi bilo poželjno podsjetiti gosta na sve dodatne prednosti koje se nude i zbog kojih je prikazana cijena zapravo isplativija od jeftinije konkurencije.

Kombinacija brošure i cjenika

Mi smo to odlučili napraviti izradom hibrida između cjenika i brošure. Kako su brošure i prikaz ponude ono što obično privlači goste k nama, a cjenik ono što ih odbija, odlučili smo cjenik pretvoriti u svojevrsnu suptilnu brošuru.
Prazan prostor na cjeniku iskoristili smo za dodavanje fotografija koje ističu prednost našeg smještaja. Vrh cjenika smo iskoristili za promociju društvenih mreža i drugih servisa kroz koje nas gosti mogu bolje upoznati i istražiti našu ponudu, a centralni dio cjenika smo učinili življim dodajući malo toplih i živih boja umjesto standardnog sivila.

Usporedba starog i novog cjenika.

Ovakvi cjenici su nam se toliko svidjeli (a koliko smo primijetili i gosti su sa njima zadovoljni) da smo odlučili urediti i službene cjenike koji moraju biti u apartmanima na isti način, a nakon njih smo isti predložak iskoristili i za neformalne ponude koje šaljemo gostima u procesu iznajmljivanja apartmana.

Zaključak

Iako su cijene za sezonu 2012 već definirane a cjenici poslani agencijama još uvijek nije kasno da ih uredite za vlastite potrebe. To je manji i relativno brzo izvedivi zahvat a omogućiti će svakom iznajmljivaču veće šanse i bolju kontrolu nad gostom u procesu iznajmljivanja smještaja što na kraju znači već broj noćenja